8 cruciale vragen aan de beursorganisatie voor exposanten

Wanneer je overweegt om deel te nemen aan een beurs, is het essentieel om er zeker van te zijn dat de beurs aansluit bij jouw doelstellingen. Een goede eerste actie is om de beurs zelf eerst een keer te bezoeken en tijdens dat bezoek een aantal exposanten te vragen naar hun ervaringen. Ook het vooraf bestuderen van de informatie op de beurswebsite zal je verder helpen. Maar een goed gesprek met de beursorganisatie is zeker ook een aanrader. Dit zal je waardevolle inzichten opleveren en helpt je om een gefundeerde beslissing te nemen over jouw beursdeelname.

We hebben een top 8 van cruciale vragen samengesteld die je als exposant kunt stellen aan de beursorganisatie voordat je besluit om deel te nemen aan de beurs.

Vraag 1: Is mijn doelgroep op de beurs aanwezig?

Dit is direct ook de belangrijkste vraag! Hoewel de meeste websites van beurzen je algemene informatie over bezoekers kan geven, is het verstandig om verder te vragen naar de specifieke demografie die je wilt aanspreken. Als je doelgroep bijvoorbeeld bestaat uit besluitvormers uit een specifieke branche vraag dan of dergelijke personen de beurs normaal gesproken bezoeken. Vraag naar de bezoekersaantallen van de afgelopen drie tot vijf jaar om te zien of het evenement groeit of krimpt

Vraag 2: Wat wordt er gedaan om bezoekers te trekken?

Vraag naar het promotieplan van de beursorganisator! Hoe maken ze de beurs bekend bij de doelgroep en hoe zorgen ze ervoor dat de doelgroep overtuigd wordt dat ze deze beurs niet mag missen ? Wat biedt de organisatie aan content zodat de doelgroep wil komen? Zijn er sprekers? Informeer ook naar extra activiteiten, zoals mogelijkheden in de vroege ochtend (ontbijtsessies) of happy hours, die de interesse van bezoekers kunnen vergroten.

Vraag 3: Krijg ik een deelnemerslijst en welke informatie staat erop?

Het vooraf verkrijgen van de deelnemers- en bezoekerslijst is cruciaal voor effectieve marketing voorafgaand aan de beurs. Informeer naar de beschikbaarheid van de lijst en de specifieke gegevens die erop staan, zoals e-mailadressen of functies. Zorg er ook voor dat de lijst up-to-date is en gecontroleerd door een betrouwbare derde partij. Informeer of er extra kosten verbonden zijn aan het opvragen van gegevens uit badgescans. Als de beursorganisatie deze gegevens niet wil delen, informeer dan of zij mailings kunnen verzorgen naar specifieke doelgroepen voor jou.

Vraag 4: Welke promotiemogelijkheden zijn er voor mij?

Onderzoek het aanbod aan promotiemogelijkheden naast standaard sponsoring.  Kijk naar opname in de beursgids, beurswebsite, beurs-app, abri’s, persberichten of artikelen die je zichtbaarheid kunnen vergroten. Informeer ook naar mogelijkheden om als spreker op te treden en zo je geloofwaardigheid te vergroten en meer bekendheid te krijgen.

Vraag 5: Kan ik in contact komen met eerdere exposanten?

Vraag om inzichten van exposanten die eerder aan de beurs hebben deelgenomen en vergelijkbaar zijn met uw bedrijf. Hun perspectieven kunnen een waardevolle leidraad zijn voor watje kunt verwachten en hoe je je aanwezigheid kan maximaliseren. Of vraag of ze de beurscatalogi van voorgaande beurzen naar je willen sturen. Dan kan je zelf enkele exposanten bellen en vragen naar hun ervaringen.

Vraag 6: Welke extra kosten kan ik verder nog verwachten?

Informeer naast de kosten voor standruimte en sponsoring ook naar eventuele bijkomende kosten. Denk aan kosten voor opslag, transport, arbeid en installatie- en demontageschema’s. Inzicht in deze kosten helpt om effectief te budgetteren en verrassingen te voorkomen wanneer de rekening arriveert.

Vraag 7: Wie wordt mijn primaire contactpersoon binnen uw team?

Zorg voor een soepel communicatieproces door je primaire contactpersoon binnen het team van de beursorganisator te identificeren. Bevestig hun beschikbaarheid voor telefoon- of videogesprekken, omdat verduidelijkingen soms beter kunnen worden besproken dan via e-mail.

Vraag 8: Kan ik de beschikking krijgen over de beursplattegronden?

Deze krijg je meestal wel standaard van de organisatie. Als je de beursplattegronden bekijkt, kun je de positionering van de stands ten opzichte van ingangen, uitgangen, plilaren en plafondhoogtes beoordelen. Er is echter meer om rekening mee te houden. Tegenwoordig wijzen organisatoren vaak toplocaties toe op basis van het totale bedrag dat op een beurs wordt besteed. Daarom is het belangrijk om te bepalen welke mogelijkheden extra sponsoring voor je kan opleveren. Misschien is er een betere locatie die, ondanks de extra kosten die eraan verbonden zijn, de moeite waard is.

Met de antwoorden op bovenstaande 8 vragen kan je een gefundeerde beslissing nemen over de geschiktheid van de beurs voor jouw organisatie. En als de antwoorden er toe leiden om deel te nemen aan de beurs kan je direct aan de slag met het plan van aanpak en standontwerp! Wil je ook aan de slag met een effectieve beursdeelname die past bij jouw doelstellingen? Wij helpen je graag! Neem contact op met onze specialisten!