Checklist: 10 essentiële taken na afloop van je beurs

Het einde van de beurs betekent niet het einde van je taken als exposant. Ervaren exposanten weten dat er juist dan belangrijke taken moeten worden uitgevoerd.

Voordat je een welverdiende pauze neemt, hebben we tien cruciale taken op een rijtje gezet waarmee je aan de slag moet zodra de deuren van de beurshal gesloten zijn.

Welke taken staan na afloop van de beurs direct op je to-do list?

1 – Bedank het beursteam

Stuur een bedankje, met een kopie naar management, om het harde werk van het beursteam te waarderen. Dit wordt vaak vergeten. Het uiten van dankbaarheid zorgt ervoor dat de hardwerkende standbemanning zich erkend en gewaardeerd voelen.

2 – Coördineer de demontage

Hoewel de demontage van de stand van tevoren wordt geregeld, is het essentieel om te controleren of iedereen zich houdt aan het proces en de planning voordat je vertrekt. Stem af met je standbouwer en andere partijen om de timing en logistiek te checken. Doorzoek daarnaast nog even de stand om eventuele verloren voorwerpen te vinden die bezoekers mogelijk hebben achtergelaten.

3 – Debrief met je team

Verzamel direct na de beurs feedback van je standbemanning. Bij voorkeur nog direct op de stand om fris inzicht te krijgen in wat er goed ging en eventuele onverwachte problemen die zich voordeden. Plan na het evenement een formelere debriefingsessie in met het beursteam, waarbij je hun feedback combineert met enquêtegegevens en andere statistieken om een uitgebreide rapportage van de opbrengsten te maken.

4 – Regel logistieke afhandeling:

Begin snel met het versturen van bedankjes naar leveranciers en zorg je ervoor dat alle huurmaterialen goed terugkomen. Concentreer je daarna op het afwerken en inboeken van facturen, uitgaven en bonnen van leveranciers.

5 – Analyseer beursdata:

Bestudeer beursdata om het succes van je beursdeelname te beoordelen en verbetering te realiseren voor toekomstige beurzen. Evalueer de statistieken van de beurs en verzamel inzichten van het personeel op de stand. Het registreren van leads en bijbehorende data tijdens de beurs is cruciaal.

6 – Rapporteer aan je manager

Nadat je feedback hebt verzameld, plan je een formele check-in met je manager. Zorg voor een goede rapportage met inzicht in de belangrijkste KPI’s. Hiermee creëer je draagvlak voor volgende beurzen en events.

7 – Zorg voor een goede opvolging van leads:

Zorg voor een snelle en gerichte opvolging van leads op basis van een goede kwalificatie; maak onderscheid in de kwaliteit van de leads en pas daar de opvolging op aan.

8 – Ontwikkel marketingstrategieën voor na de beurs:

Plan je sociale mediastrategie voor na de beurs om de zichtbaarheid te vergroten. Coördineer met fotografen om ervoor te zorgen dat ze de benodigde foto’s maken. Social-mediaplatforms gebruiken om de betrokkenheid met bezoekers te behouden en het succes van het evenement verder te promoten.

9 – Bereid je voor op toekomstige beurzen:

Organiseer en archiveer zorgvuldig alle beursgerelateerde bestanden voor toekomstig gebruik. Als je volgend jaar weer naar de beurs wil, begin dan met het planningsproces door de standlocatie vast te leggen en alvast te coördineren met de belangrijkste leveranciers, zoals je standbouwer. En zorg voor een goede opslag van je (herbruikbare) standmaterialen.

10 – Laad op:

Overstelp je team niet meteen met directe opdrachten voor toekomstige taken. Erken hun toewijding en waardeer hun bijdragen. Neem even de tijd om hun inspanningen te waarderen voordat je aan het volgende beursproject begint.

Als je deze checklist volgt, kun je je beurs effectief afronden, belangrijke taken direct aanpakken en zorgen voor een soepele overgang naar de volgende beurs.

Wil je ook aan de slag met een effectieve beursdeelname? Neem contact op met onze specialisten!