Hybride events zijn de toekomst. Maar hoe dan?
Beurzen en events zijn voor veel bedrijven een belangrijk onderdeel van de marketingmix. Bijvoorbeeld om relaties met klanten en prospects uit te bouwen. Of het nu gaat over seminars, congressen, beurzen of andere events, elk type event heeft zijn eigen voordelen om informatie uit te wisselen, producten te ervaren en relaties op te bouwen.
We hebben de échte verbinding gemist tijdens COVID
Door COVID-19 zijn veel events volledig stopgezet. Anderen zijn virtueel gegaan: denk bijvoorbeeld aan webinars of virtuele beurzen. Een goede manier om nog een klein beetje verbonden te blijven, maar natuurlijk misten we toch wel veel in die online omgeving: de gesprekken tijdens de koffie met de andere bezoekers vooraf, de lunch waarbij je nieuwe mensen leert kennen of de borrel achteraf waar nieuwe (zakelijke) relaties worden uitgebouwd. Om nog maar te zwijgen van de echte fysieke beleving van een beurs met belevingen, demo’s en ontmoetingen!
Virtuele events hebben ook voordelen
Maar laten we eerlijk zijn: virtuele bijeenkomsten hebben zo ook hun voordelen. Geen files en geen reistijd! En als organisator heb je minder beperkingen qua capaciteit en budget: je hebt al snel een groot bereik. Virtual events hebben absoluut meerwaarde! Zeker als je ze naast én in combinatie inzet met de andere event types die we nog kennen uit onze pre-COVID tijd.
Maak van je vergaderruimte een opnamekamer
Samen met Akoesta bouwen wij kwalitatief aantrekkelijke en akoestisch goede podcast studio’s. Een gemiddelde vergaderruimte op kantoor is meestal niet zo soundproof als een studio. Met een aantal akoestische aanpassingen verander je een vergaderruimte in een goede opnamekamer.
Stil en droog
Een goede opnamekamer voldoet aan twee belangrijke eisen: stil en droog. Met “stil” wordt het omgevingsgeluid bedoeld. Je wil natuurlijk dat je opnames zo stil mogelijk zijn. Zorg ervoor dat je een opnamekamer hebt waar je weinig last hebt van omgevingsgeluid. Met “droog” bedoelen we de galm van de kamer. Een ruimte met veel galm is niet bruikbaar, dan klinkt het alsof je in de badkamer aan het opnemen bent.
Comfortabele werkplek voor het beste resultaat
Met akoestische panelen maken we van je vergaderruimte een geschikte en comfortabele podcast studio die stil en droog is. Bovendien kunnen we je helpen met de rest van inrichting. Maak een fijne werkplek waar je je goed kunt concentreren. Computer bij de hand, notitieboek met aantekeningen, glas water en telefoon op stil. Een comfortabele opnameplek heeft een positieve invloed op hoe ontspannen je klinkt.
Meer weten over het realiseren van een opnamekamer? Neem contact met ons op!
Rendement wordt nòg belangrijker
De fysieke beurzen en events komen alweer aardig op gang. De meeste mensen zijn het wel zat om ‘alleen’ thuis te zitten werken en naar een schermpje te staren. Maar nog meer dan vroeger wordt het belangrijk om deze events optimaal te laten renderen. Beurzen en events zullen kleinschaliger zijn en we zullen aan het begin zeker rekening moeten houden met COVID-richtlijnen. Nog meer reden om ervoor te zorgen dat je de juiste tools hebt om alles snel en efficiënt op te volgen en te communiceren, en dat je een volle stand hebt met de juiste bezoekers (= prospecten en klanten die in je doelgroep vallen).
Hoe zit het met hybride events?
Het eerste waar de meeste mensen aan denken is een event dat tegelijkertijd in het echt én vanachter een scherm thuis kan worden gevolgd. Deze gelijktijdige vorm van ‘hybride’ zullen we zeker nog gaan meemaken, maar brengt zeker uitdagingen met zich mee! Een online event en een fysiek event hebben elk hun eigen regels. Wil je dit simultaan laten lopen moet je goed nadenken over je organisatie en hoe je beide doelgroepen betrokken houdt. Bijvoorbeeld: tijdens fysieke events kan er al eens wat vertraging op het lezingenschema komen door bijvoorbeeld extreme drukte bij het buffet… Hoe houd je je digitale publiek aan boord tijdens deze vertragingen? Pauzes in de fysieke wereld zijn ook netwerkmomenten. Hoe vang je dit digitaal op?
De juiste content voor de ideale doelgroep
Een succesvolle beurs of event is een combinatie van de juiste content met jouw ideale doelgroep. En deze content moet natuurlijk zo gebracht worden (= engagement, beleving, Interactie) dat er doelstellingen worden gehaald (= leads, betere relatie, merkbekendheid). Daarom hoeft een hybride event niet beperkt te worden tot een fysiek en digitaal publiek die je tegelijkertijd wil aanspreken. Zet de content optimaal in om je beste publiek te bereiken en zorg er vooral voor dat je betrokkenheid en waarde kan creëren.
Online en fysiek hoeft niet simultaan
Hoewel nu alles virtueel gebeurde in de afgelopen periode, komen de fysieke beurzen en events terug. Maar ook de virtuele events, waarvan bedrijven de voordelen hebben ontdekt, blijven bestaan. Ook hybride events zullen hun opmars maken. Maar de hybride events waarbij het online en fysiek publiek tegelijkertijd worden bediend zullen een minderheid vormen omdat dit organisatorisch en technologisch veeleisende oplossingen zijn. De meerderheid van hybride events zullen events zijn waarbij dezelfde content apart voor een virtueel en fysiek publiek worden verdeeld.
Er komen meer soorten events
Beurzen en events werken én ze creëren waarde. In de toekomst komen er meer soorten events, met elk met hun eigen mogelijkheden en uitdagingen. Het wordt daarom steeds belangrijker om je events beter op elkaar af te stemmen en data geïntegreerd te gebruiken en zo het resultaat van je events te maximaliseren.
Totaalaanpak Expospaces
Expospaces denkt graag mee en adviseert graag over jouw volgende beurs of event. Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op.
