In de voorbereiding van een beursdeelname ligt de focus van veel exposanten op de activiteiten die op de beurs zelf plaatsvinden. Toch is het aan te raden om ook in de aanloop naar de beurs ruim op tijd te beginnen met je beurscampagne. Het rendement van jouw beursdeelname zal hierdoor enorm verbeteren! In dit artikel lees je hoe je dit het beste kunt aanpakken.
Maximaliseer het aantal gekwalificeerde leads
Veel bezoekers maken vooraf een lijstje met de stands die ze willen bezoeken als ze naar een beurs gaan. Voor jou als exposant is het dus belangrijk om ervoor te zorgen dat je op dat lijstje komt. En dat jouw doelgroep weet dat je op de beurs staat en wat je ze te bieden hebt. Effectieve marketing voorafgaand aan de beurs zal zeker helpen om meer verkeer naar je stand te trekken en het aantal gekwalificeerde leads dat je op de beurs verzamelt te maximaliseren. Het vermindert je afhankelijkheid van ‘toevallige’ passanten die in het gangpad langs je stand lopen.
Welke media kan je bijvoorbeeld inzetten in aanloop naar je beurs?
Print en DM
Veel exposanten sturen een save-the-date ansichtkaart of een andere self-mailer. Als je de ROI wil maximaliseren en dus ook de kosten wil minimaliseren, kan je printbudget beter worden gericht op advertenties in vakpublicaties of in literatuur die door de beursorganisatie wordt verspreid. Of in digitale uitnodigingen per e-mail.
E-mail en Social Media
Social media en e-mailmarketing zijn goede opties voor de pre-show marketinginspanningen. Een goede e-mail lijst en een mooi aantal volgers is daarbij wel essentieel. En dit bouw je niet even op in de paar maanden voor een beurs. Dit zou het resultaat moeten zijn van structurele inspanningen over een langere periode zodat je een publiek hebt die al aan je gelinkt is als je begint met je beurscampagne.
Online advertising
Advertenties voor je beursdeelname moeten niet alleen gericht zijn op diegenen die geïnteresseerd zijn in jouw services, maar ook op de subset van je doelgroep die van plan is om naar de beurs te gaan. Om ervoor te zorgen dat je deze groep bereikt, moet je je richten op targeting van deze doelgroep. Zoals bijvoorbeeld door het uploaden van e-maillijsten van klanten of geregistreerde beursbezoekers. Met retargetingcampagnes kun je advertenties weergeven aan mensen die jouw landingspagina over de beurs of microsite eerder hebben bezocht.
Definieer je doelen
Het belangrijkste onderdeel bij het plannen van je promotiekalender is het bepalen van de doelen voor de beurs. Is het om naamsbekendheid te vergroten, relaties op te bouwen of een nieuw product te lanceren? De volgende stap is om te bepalen hoe deze doelen kunnen worden bereikt, zoals bijvoorbeeld het vergroten van het verkeer op de stand, het maximaliseren van de aanwezigheid bij een evenementpresentatie, pre-registraties voor give-away acties of vooraf geplande meetings op de stand of op een andere locatie. Door deze doelen ruim van tevoren in kaart te brengen, kan je de focus van uw pre-show marketingcampagnes bepalen en plannen.
Bouw een landingspagina
Gebruik deze periode ook om een beursspecifieke landingspagina of microsite te bouwen, waar je al je promoties naartoe kunt linken. Gebruik deze webpagina’s om bijvoorbeeld details te geven over productlanceringen, informatie over wie de standbemanning is en een visuele kalender van eventuele demo’s, presentaties of netwerkevenementen die u mogelijk op de beurs organiseert. Een verwijzing naar een beursactivatie of naar een afspraken-tool behoort ook tot de mogelijkheden.
Planning van je campagne
Twee maanden voor de beurs
Verstuur je eerste save-the-date bericht. Focus op de beurs zelf: het thema, de stad en de locatie. Laat mensen weten dat je er aanwezig zult zijn met een stand.
Eén tot twee maanden voor de beurs
Geef details over de beurs, je stand, inclusief standnummer en je geplande activiteiten tijdens de beurs. Nodig deelnemers uit om een afspraak te maken als ze een privédemo of consult willen via bijvoorbeeld een afspraken-tool. Nodig deelnemers uit mee te doen aan een winactie of andere activatie op de stand.
Als je een nieuw product of nieuwe dienst hebt die je gaat uitrollen, is dit het goede moment om een korte teaservideo te delen om interesse te wekken. Maak indien mogelijk een korte clip die de beurs van vorig jaar samenvat.
Twee tot drie weken voor de beurs
Berichten in het midden van de campagne moeten versterken wat je eerder hebt gedeeld en mensen herinneren aan eventuele naderende promotiedeadlines en deelnamevereisten. Aangezien dit het tijdsbestek is waarin bezoekers hun routes plannen, is het een belangrijk moment voor sales om persoonlijk contact op te nemen met contacten en één-op-één tijd met ze in te plannen op de beurs.
Enkele dagen voor de beurs
Stuur een laatste e-mail om iedereen te herinneren aan het standnummer en moedig ze aan om je stand te bezoeken. Neem persoonlijk contact op met iedereen met wie je een geplande afspraak hebt om ze te vertellen dat u ernaar uitkijkt om met hen ter plaatse te spreken.
Show Time
Dit is een goed moment om persoonlijk en actueel te worden met je posts op sociale media, met foto’s van de standbemanning die naar het evenement reist, het opbouwen van de stand opzetten, etc. Volg de hashtag van de beurs en gebruik deze om met andere aanwezigen te communiceren. Automatische bedank-sms’jes of e-mails moeten uitgaan wanneer je een bezoekersbadge scant.
Succes meten
Benchmarks voor het meten van het succes van je campagne voorafgaand aan de beurs zijn afhankelijk van je beursdoelstellingen. Veelvoorkomende prestatie-indicatoren voor pre-show campagnes zijn onder meer:
- E-mail open rates en click-through-rates van je digitale nieuwsbrieven
- Statistieken over betrokkenheid van sociale media – inclusief volgers, vind-ik-leuks, shares en reacties op alle beursgerelateerde berichten
- Registraties van bezoekers die zich vooraf hebben aangemeld
- Inwisselen in de stand van kortingsbonnen, give-aways of andere activaties die zijn gecommuniceerd in je pre-show marketing
- Websitebezoeken direct voor, tijdens en na de beurs (gebruik traceerbare links)
Door je inspanningen te richten op platforms en media met de beste ROI, kan je je marketingeuro’s goed inzetten en zorgen voor een effectieve aanwezigheid op de beurs.
Totaalaanpak Expospaces
Expospaces denkt graag mee en adviseert graag over jouw volgende beurs of event. Lees meer over de totaalaanpak van Expospaces.
Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op.
