Hybride events: verbind fysiek met virtueel!

We kunnen er niet meer omheen. Hybride events zijn definitief doorgebroken. In het afgelopen jaar heeft er een verschuiving plaatsgevonden naar virtuele events. Nu het goed gaat met de vaccinaties, zijn er steeds meer live-events. Maar het virtuele event zal hier in veel gevallen een belangrijk onderdeel in blijven. En dat maakt het een hybride event!

Het is niet zo gek dat hybride events met een grote opmars bezig zijn. Ze hebben namelijk een aantal voordelen. We noemen de drie belangrijkste:

1 – Vergroting van je bereik:
Van mensen die nog nooit van je hebben gehoord tot mensen die er al een tijdje over nadenken om deel te nemen, een virtuele component maakt deelname eenvoudiger.

2 – Meer gegevens en analyses:
Het toevoegen van een virtuele component creëert de mogelijkheid om het gedrag van de bezoeker beter te analyseren en daar beter op in te spelen.

3 – Flexibiliteit voor je deelnemers:
De impact van je evenement zal altijd de experience zijn. Het aanbieden van een virtuele component zal daar geen bedreiging voor vormen. In plaats daarvan kan men deelnemen op een manier die het beste bij ze past.

Vitrueel én live
Het virtuele aspect van hybride evenementen lijkt erg op virtuele evenementen die we het afgelopen jaar hebben gezien. Maar er zullen ook belangrijke verschillen zijn. Organisatoren van hybride evenementen zullen nog steeds gebruik maken van virtuele evenementtools om keynotes en sessies te streamen en interactieve elementen voor het externe publiek op te nemen. Ze zullen ook kansen creëren die specifiek gericht zijn op zowel persoonlijke als virtuele deelnemers. En ook het faciliteren van mogelijkheden voor zowel fysieke als virtuele deelnemers om te netwerken.

Virtueel netwerken is lastig
Uit onderzoek blijk dat deelnemers het moeilijk vinden om te netwerken bij virtuele evenementen. Evenement organisaties zien het als hun grootste uitdaging om betrokkenheid en netwerkmogelijkheden voor hun deelnemers te realiseren in de virtuele wereld. Als je een hybride evenement organiseert, koppel je een fysiek en een virtueel evenement aan elkaar. Je streamt je content van je fysieke locatie naar je virtuele locatie, en het publiek communiceert ermee, via vraag- en antwoordsoftware, pollingsoftware of livechat. Dus beide doelgroepen verbinden en gaan met elkaar in gesprek.

Maar als je stream eindigt verliest je publiek die verbinding. Je fysieke publiek kan vertrouwen op willekeurige ontmoetingen, koffiepauzes en voor interactie, maar hoe zit het met de virtuele deelnemers? Daar moet het één en ander voor gefaciliteerd worden.

Wat kan je doen om netwerken beter mogelijk te maken?

• Zorg voor een centrale plek voor alle deelnemers om online te meeten
• Bied een matchmaking-service aan voor alle aanwezigen
• Aparte vergaderruimtes voor fysieke en hybride vergaderingen
• Informeer deelnemers over de beste werkwijze voor hybride vergaderingen
• Plan overgangstijden tussen vergaderingen

Digitale platforms leveren meer op bij herhaald gebruik. Dat betekent dat als je je netwerkmogelijkheden met een paar dagen uitbreidt, jouw deelnemers meer interactie hebben met uw merk.

Breng je hybride doelgroepen samen
Als je je fysieke en virtuele publiek niet met elkaar verbindt, organiseer je geen hybride evenement. Dan livestream je je fysieke evenement. Interactie en deelname van het publiek is essentieel voor een hybride evenement. En netwerken is een van de makkelijkste manieren om je deelnemers bij elkaar te brengen.

Totaalaanpak Expospaces

Expospaces denkt graag mee en adviseert graag over jouw volgende beurs of event. Lees meer over het Virtual Space Concept en over de totaalaanpak van Expospaces.

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op.