5 tips voor het organiseren van een outdoor evenement
De laatste dagen is het prachtig weer in Nederland. Ideaal weer om een outdoor evenement te organiseren. Een goede optie, ook met het oog op de COVID-19 omstandigheden. De kans op besmetting is in de buitenlucht aanzienlijk kleiner en je hebt buiten vaak meer ruimte waar je gebruik van kunt maken. Je kunt buiten bijvoorbeeld gemakkelijker afstand houden dan binnen. Maar voor een outdoor evenement moet je vaak wel veel extra’s regelen.
We hebben 5 tips om ervoor te zorgen dat jouw outdoor evenement volgens plan verloopt!
- Wat doen we als het regent?
De meest gestelde vraag die je zult krijgen wanneer je een outdoor evenement organiseert, is “Wat doen we als het regent?” Natuurlijk is het weer niet altijd goed te voorspellen in Nederland. Maar je kunt jezelf wel voorbereiden op het onverwachte. Zorg in ieder geval voor een back-up plan: tref voorzieningen waarin mensen droog kunnen staan. Denk aan een outdoor stand, een pop-up of een tent. Ook goed om te kijken of er een locatie is met een bestaande overkapping. Je kunt ook denken aan het beschikbaar stellen van (branded) regenjassen of paraplu’s.
- Bereid je gasten voor
Zorg dat je gasten het naar hun zin hebben en zich comfortabel voelen op jouw outdoor evenement. Vertel van tevoren of ze iets mee moeten nemen, bijvoorbeeld in de uitnodiging of via social media. Denk hierbij bijvoorbeeld aan water, zonnebrandcrème, snacks, paraplu’s, iets om op te zitten, etc. Denk aan al het mogelijke wat je gasten nodig zouden kunnen hebben bij jouw evenement en ga na of er faciliteiten in de buurt zijn waar ze nog iets kunnen halen.
- Wees voorbereid op noodgevallen
Er kan van alles gebeuren bij een outdoor evenement: de natuur kan wreed zijn. Het paraat hebben van een alarmnummer is sowieso aan te raden. Maar wees ook voorbereid op kleinere dingen zoals insectenbeten, verbranding door de zon, kneuzingen of lichte uitdroging. Zorg ervoor dat je een EHBO-doos bij de hand hebt en wat extra zonnebrandcrème, anti-insect spray, ontsmettingsmiddel en extra flessen water. Je gasten zullen je dankbaar zijn als je ze hiermee kunt helpen. En zeker niet onbelangrijk: zorg voor een toilet en een plek waar handen gewassen kunnen worden in de nabije omgeving.
- Geluidsbeheersing & regelgeving
Ook al is je evenement buiten, dit betekent niet dat je zomaar een heleboel lawaai kunt maken. Check de regelgeving van de gemeente van je gekozen locatie: tot hoe laat mag het evenement duren, is het toegestaan om geluid te maken en zo ja hoeveel geluid mag er geproduceerd worden?
- Laat geen troep achter
Als je besluit een outdoor evenement te organiseren, zorg er dan voor dat je geen troep achterlaat. Als organisator ben je verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van de locatie na afloop van het evenement.
Totaalaanpak Expospaces
Expospaces denkt graag mee en adviseert graag over jouw volgende outdoor event. De totaalaanpak van Expospaces omvat alle services rondom events.
Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op.
