Als je als exposant naar een beurs gaat, zijn er wel 1001 dingen die geregeld moeten worden; de standbouw, het concept, de standbemanning, brochures, een beursactie, catering, parkeerkaarten, stroom, badges en nog heel veel meer. Maar hoe zorg je ervoor dat je straks ook nog een volle stand hebt? Met relevante bezoekers. Nodig je relaties uit!

Zeven handige tips

Hoe zit het ook alweer met het uitnodigingen van relaties? Wat moet je nu juist wel doen? En wat juist net niet? We hebben zeven handige tips voor het versturen van uitnodigingen op een rijtje gezet.

1 – Wie nodig je uit?

Wie ga je uitnodigen? Een beurs is bij uitstek geschikt om in contact te komen met je doelgroep die je niet zo 1,2,3 ziet. Dus is het dan wel verstandig om je goede klanten uit te nodigen die jouw mensen al regelmatig bezoeken? Of juist die suspects en prospects uitnodigen die op de most wanted list van jullie bedrijf en jouw accountmanagers staan? Die keuze is aan jullie, houd er echter rekening mee dat jullie binnen de openingsuren van de beurs je resultaat moet realiseren! Dus besteed die beurstijd aan nieuwe kansen!

 2 – Welke informatie deel je in de uitnodiging?

• Datum, tijden, locatie, standnummer, wat valt er te halen, waarom is het interessant en een aanmeldmogelijkheid
• Zet vooral niet alle informatie in de uitnodiging. Dat kan ook in het vervolgtraject.
• Houd de eerste uitnodiging simpel: Welke beurs, wat is er te halen, wanneer, waar en hoe schrijf ik me in. Dus maak het zo simpel mogelijk om in te schrijven.

3 – Zes weken van tevoren 

• Het beste verzendmoment voor de uitnodiging is zes weken voor de beurs. Daarvoor eventueel alvast een “save the date”
• Te ver van te voren is voor veel mensen nog niet te plannen, te kort voor het event is de agenda meestal vol.

4 – Persoonlijke benadering 

• Maak de uitnodiging persoonlijk. Daarbij hoort zeker ook een check én een dubbelcheck van de verzendlijst.
• Spelfouten of op de verkeerde naam aanschrijven is slordig en funest voor het aantal inschrijvingen.
• Kies voor een video: hoe leuk is het om in een video kort en persoonlijk te worden aangesproken? Met een goede Call To Action is dit heel effectief.

5 – Reageer direct

• Reageer snel op reacties. Zowel negatief, als positief. Zowel per mail en telefoon als op social media. Een ‘klantenservice’ rondom het uitnodigingstraject is een must.
• Durf bij reacties via social media, ook via social te reageren. Ook hier kan een video weer wonderen doen om een ontevreden reactie om te buigen.

6 – Stuur reminders

• Een reminder is sturen is heel gebruikelijk. En doeltreffend! Mensen hebben vaak meerdere uitnodigingen nodig. Zorg dat je per reminder steeds iets meer waardevolle informatie prijs geeft.
• Overlaadt uw potentiele gast niet met teveel berichten, want dan werkt het weer averechts.

7 – Opvolging

Denk van te voren na over opvolgtrajecten. En zorg er daarbij voor dat er steeds per potentiële gast een traject doorlopen wordt en dat een persoon die een eerste herinnering krijgt, niet meegaat in de bulk van derde herinneringen. Kortom een opvolgtraject op maat.

Inspiratie? Bekijk hier een aantal gerealiseerde projecten van expospaces!